Tryńcza, dnia 01.06.2018 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

Trynieckie Centrum Kultury w Tryńczy  ogłasza  konkurs  ofert  na  obsługę gastronomiczną i wesołego miasteczka podczas imprezy plenerowej, na zasadzie wyłączności.

Oferta  dotyczy  imprezy – DNI GMINY TRYŃCZA 2018 w dniach 30 czerwca -1 lipca 2018 r.

Tryńcza, dnia 01.06.2018 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

Trynieckie Centrum Kultury w Tryńczy  ogłasza  konkurs  ofert  na  obsługę gastronomiczną i wesołego miasteczka podczas imprezy plenerowej, na zasadzie wyłączności.

Oferta  dotyczy  imprezy – DNI GMINY TRYŃCZA 2018 w dniach 30 czerwca -1 lipca 2018 r.

Miejsce – Plac rekreacyjno – sportowy  obok Urzędu Gminy w Tryńczy

Czas trwania występów, konkursów, zawodów sportowych, koncertów – sobota 14.00 – 24.00; niedziela 16.30 – 24.00

Oferta powinna uwzględniać:

- wesołe miasteczko (karuzele, dmuchane zamki itp.)

- miejsca dla konsumentów; min.

- 400 osób – stoliki, ławki, parasole.

- 300 osób – namiot, ławki, parasole.

Sprzedaż piwa i napoi w naczyniach plastikowych. Firmy zobowiązują się do ogrodzenia miejsca punktów sprzedaży oraz zachowania czystości na obszarze konsumpcji.  Organizator  zapewnia przyłącze  zasilające  w  energię  elektryczną, natomiast  oferent  zabezpiecza  we  własnym  zakresie  okablowanie  do  miejsc z urządzeniami elektrycznymi / przewody odpowiadające wymogom BHP i warunkom techniczno - elektrycznym/.

Oferty należy składać osobiście w Sekretariacie Urzędu Gminy w Tryńczy 37 – 204 Tryńcza 127 lub pocztą /decyduje data wpływu/.

Oferty  przyjmowane  będą  do dnia 08.06.2018 roku  do godziny 14.00.

O wyniku  konkursu  oferenci zostaną poinformowani pisemnie lub telefonicznie.

Szczegółowych informacji udziela Henryk Chruściel, tel. 16 642 11 24

SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW KONKURSU OFERTY

na: Kompleksową obsługę gastronomiczną i wesołego miasteczka podczas Dni Gminy Tryńcza, organizowanych w dniach 30 czerwca  – 1 lipca 2018 r. na terenie obok Urzędu Gminy w Tryńczy z wyłącznością.

Organizator:

Trynieckie Centrum Kultury w Tryńczy: adres korespondencyjny: Trynieckie Centrum Kultury w Tryńczy, 37 – 204 Tryńcza 127 NIP 794 16 54 832, Regon: 001027610

I. Opis przedmiotu zamówienia.

1. Na  przedmiot  zamówienia  składa  się:  Zapewnienie  kompleksowej  obsługi gastronomicznej i wesołego miasteczka podczas DNI GMINY TRYŃCZA 2018, organizowanych  w  dniach  30 czerwca – 1 lipca 2018 r.,  na terenie obok Urzędu Gminy w Tryńczy z wyłącznością.

2. Zakres zamówienia

Zakres  rzeczowy  przedmiotu  zamówienia tj. obsługa DNI GMINY TRYŃCZA 2018 r.,  organizowanych 30 czerwca - 1  lipca 2018 r. , obejmuje:

-stoiska gastronomiczne i wesołe miasteczko,

o zróżnicowanym asortymencie m.in.:

-potrawy z grilla (kiełbaski, szaszłyki, steki itp.)

 -potrawy z rożna (kurczak)

-hot dogi, hamburgery, zapiekanki

-zestawy obiadowe, sałatki, bigos itp.

-potrawy regionalne

-napoje bezalkoholowe

-napoje alkoholowe do 4.5% oraz piwo

-lody, gofry

- dmuchane zamki

- karuzele

- urządzenia rekreacyjne

(W ilości wystarczającej do obsługi uczestników imprezy w powyższym terminie).

• Wystarczającą ilość miejsc siedzących za stołami i część stołów z  zadaszeniem

(parasolami i  namiotami)

– minimum na 400 osób  /stołów z ławami i parasolami/.

- minimum 300 osób /stołów z ławami i namiotami/.

• Obsługujący imprezę

- będzie pobierał opłaty za świadczone usługi według ustalonych przez siebie cen.

3. Organizator ustala  opłatę  za  wyłączność  na  obsługę  gastronomiczną  imprezy (minimalna kwota wyjściowa to 35 000,00 zł brutto za 2 dni) 

4. Obsługujący  imprezę - zobowiązany  jest  do  przestrzegania postanowień Organizatora w zakresie Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych w ramach organizowanych imprez podczas DNI GMINY TRYŃCZA 2018 R. w dniach 30 czerwca - 1 lipca 2018 r.

 5. Po stronie Obsługującego imprezę – leży również uzyskanie zgody Stacji Epidemiologicznej na sprzedaż i działalność gastronomiczną, oraz wszystkich innych zaświadczeń i pozwoleń. Ponadto wykazanie przez oferenta miejsc produkcji garmażeryjnej oraz decyzji Sanepidu dotyczącą możliwości produkcji garmażeryjnej w  podanych  punktach  /catering/  produkcyjnych.  Sposobu  przewozu  z  punktów produkcyjnych  na  miejsce  imprezy  oraz  okazania  badań  Stacji Epidemiologicznej pojazdów przeznaczonych do przewozu żywności.

6. Obsługujący  imprezę –  zobowiązany  jest  do  rozstawienia stoisk oraz wesołego miasteczka zgodnie  z wytycznymi Organizatora zawartymi  w  regulaminie  imprezy.

7. Obsługujący  imprezę –  zobowiązuje  się  do  obsługi  punktów gastronomicznych oraz wesołego miasteczka  podczas  w/w  imprezy  w  czasie  jej  trwania  oraz  do  bieżącego utrzymania  czystości  w  granicach  swojego  obszaru  w  czasie  i  po  każdym  dniu imprezy.

8. Obsługujący  imprezę - zobowiązuje  się  do  wydawania  posiłków w naczyniach jednorazowych.

9. Obsługujący imprezę – zobowiązany jest do posiadania sprawnych instalacji i urządzeń elektrycznych.

10. Obsługujący  imprezę – rozlicza  transakcję  z Organizatorem w PLN.  Ustala się termin wpłaty na konto Organizatora  I raty 80 % do dnia 20 czerwca 2018 r. Brak wpłaty na konto Organizatora skutkuje rozwiązaniem umowy i dokonanie wyboru nowej firmy z wolnej ręki.

II. Warunki udziału Obsługującego imprezę –  w postępowaniu. O obsługę imprezy z wyłącznością mogą ubiegać się Obsługujący imprezę, którzy:

1. Złożą oferty zgodne z  zakresem zamówienia i specyfikacją istotnych warunków konkursu ofert  oraz  zadeklarują  kwotę  za  wyłączność  na  obsługę  imprezy, która zadowoli Organizatora.

2.  Posiadają  uprawnienia  do  wykonywania  określonej  działalności,  tzn.  posiadają aktualną koncesję - zezwolenie na prowadzenie działalności gastronomicznej i prowadzenia wesołego miasteczka: w zakresie sprzedaży alkoholi oraz zgodę Stacji Epidemiologicznej i Urzędu Dozoru Technicznego. Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

3.  Znajdują  się  w  sytuacji  ekonomicznej  i  finansowej  zapewniającej  wykonanie zamówienia.

4. Obsługujący imprezę – ma prawo przed upływem terminu składania ofert  wycofać  się  z  postępowania  poprzez  złożenie  pisemnego  powiadomienia z  dopiskiem  na  kopercie „Wycofanie".  Koperty  oznaczone  w  ten  sposób  będą otwierane  w  pierwszej  kolejności. Oferty  wycofane nie będą odczytywane.

5. Organizator nie wymaga wniesienia wadium.

III. Opis sposobu i kryteria obliczenia ceny oferty:

Obsługujący imprezę – zobowiązany jest do podania kwoty, jaką może zapłacić za  uzyskanie  wyłączności.  Cena musi  być  podana  w  złotych  polskich cyfrowo  i  słownie.  Cenę  oferty  należy  podać  z  dokładnością  do  dwóch  miejsc  po przecinku. Złożone oferty zostaną  ocenione zgodnie z następującymi kryteriami:

1. Cena, znaczenie 40 pkt.

2. Doświadczenie  w  obsłudze  dużych  imprez  plenerowych,  referencje, znaczenie 20 pkt.

3. Walory estetyczne –ogólny wizerunek stoisk z imprez obsługiwanych przez oferenta –foto, wiarygodność -znaczenie 40 pkt.

Ocena  wg.  kryteriów  podanych  powyżej  dokonywać  się  będzie  wg.  następujących zasad:

Kryterium Nr  1 cena-oferowana cena brutto w PLN maksymalną ilość punktów 40 otrzyma oferent, który poda  najwyższą cenę

C = Ci/Cn x 40

Gdzie: Cn –najwyższa cena oferowana Ci–cena badanej oferty

Kryterium Nr 2 doświadczenie w obsłudze dużych imprez plenerowych, referencje maksymalna ilość punktów do uzyskania 20

Zasady obliczania punktacji:

Każdy  z  członków  komisji  indywidualnie  ocenia  wagę  przedstawionych  przez Oferenta referencji w skali od 0 do 20 pkt

Sposób obliczenia punktacji

R = Ri x 20/Rn

Gdzie Rn – największa ilość referencji

Ri – ilość referencji badanej oferty

Kryterium   Nr   3 Walory   estetyczne - ogólny  wizerunek  stoisk z  imprez obsługiwanych przez oferenta – foto.

Maksymalna ilość punktów do otrzymania 40.

Zasady obliczania punktacji:

Każdy  z  członków  komisji  indywidualnie  ocenia  wagę  przedstawionych  przez Oferenta zdjęć w skali od 0 do 40 pkt.

Ocena będzie w skali punktacji: 0–40 pkt.(przy założeniu, że 10 pkt. oznacza słabą ocenę, 20 pkt. średnią ocenę, 40 pkt. najlepszą ocenę )

IV. Informacje dotyczące przygotowania oferty.

1. Obsługujący imprezę – powinien zapoznać się z całością niniejszej dokumentacji.

2. Obsługujący  imprezę – składa  tylko  jedną  ofertę  zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszym konkursie.

3. Obsługujący  imprezę - poniesie  wszelkie  koszty  związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

4. Oferta musi być sporządzona czytelnie, w języku polskim, napisana na komputerze, lub  inną  trwałą  techniką  oraz  podpisana  przez osobę/osoby   uprawnione    do    reprezentowania Obsługującego  imprezę,   zgodnie   z   aktem   rejestracyjnym   i wymogami   ustawowymi  oraz opatrzona pieczątkami imiennymi.

5. Wszystkie strony oferty oraz wszelkie miejsca, w których Obsługujący imprezę naniósł  zmiany  lub  poprawki  muszą  być  parafowane  przez  osobę podpisującą ofertę.

6. W    przypadku  podpisania   oferty   przez upoważnionego   przedstawiciela Obsługującego  imprezę,  do  oferty  powinno  być  załączone upoważnienie do podpisywania oferty.

7.Wszystkie strony oferty zawierające tekst muszą być ponumerowane.

8. Jeśli Obsługującym imprezę jest spółka cywilna lub jawna oferta musi być podpisana przez wszystkich wspólników tej spółki a do oferty powinna być dołączona umowa spółki.

9. Ofertę  należy  złożyć  w  zamkniętym  opakowaniu  lub  kopercie,  zabezpieczoną w  sposób  gwarantujący  zachowanie  poufności  jej  treści.  Oferta  powinna  być zaadresowana w sposób następujący: Trynieckie Centrum Kultury w Tryńczy z dopiskiem: Oferta  na  kompleksową  obsługę  gastronomiczną  podczas DNI GMINY TRYŃCZA 2018.

10. Jeżeli żadna z ofert nie będzie spełniała oczekiwań zamawiającego, zastrzega sobie  możliwość  zamknięcia  konkursu  bez  wybrania  oferty  i  zawarcia  umowy z  dowolnie  wybranym  przez  siebie  podmiotem,  lub  ogłoszenie  nowego  konkursu. O  zamknięciu  konkursu  bez  wybrania  oferty  zamawiający  powiadomi  pisemnie uczestników.

V. Termin związania ofertą.

Termin związania ofertą mija po 14 dniach od upływu terminu składania ofert.

VI. Wymagany termin realizacji zamówienia: 30 czerwca – 1 lipca 2018 r. Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami jest: Henryk Chruściel  tel. 16 642 11 24

VII. Składanie i otwieranie ofert.

1. Oferty należy składać w sekretariacie Urzędu Gminy w Tryńczy 37 – 204 Tryńcza 127 pok. 11 

2. Termin  składania  ofert  upływa  w  dniu 08.06.2018 r. do  godziny  14.00. Oferty otrzymane przez Organizatora po tym terminie zostaną zwrócone bez otwierania.

3. Otwarcie  ofert  odbędzie  się  w  dniu 11.06.2018 r. o  godzinie  10.00  w  Urzędzie Gminy - pokój narad. Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie dokonany bez udziału Obsługującego  imprezę - gastronoma. O wynikach  postępowania Oferenci zostaną powiadomieni  pisemnie lub telefonicznie.

VIII. Istotne warunki umowy.

1. Zawarcie umowy nastąpi według wzoru Umowy Organizatora.

2. Przyjęcie postanowień umowy stanowi istotny warunek przyjęcia oferty.

3.  Akceptacja  treści  umowy  nastąpi  przez  parafowanie  każdej  zapisanej  strony

załączonego wzoru umowy przez Obsługującego imprezę.

4. Organizator pisemnie   powiadomi Obsługującego  imprezę o wyborze jego oferty,  miejscu i terminie podpisania umowy.

5. Organizator dopuszcza możliwość podpisania umowy z Obsługującym imprezę – gastronomem w formie korespondencyjnej. Organizator informuje i zastrzega sobie, iż wyłączność na obsługę gastronomiczną dotyczy  terenu obok Urzędu Gminy w Tryńczy określonego  w  schemacie sytuacyjnym (załącznik do ogłoszenia).